ERP – Warenwirtschaft & Co. mit System


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Warenwirtschaft

Warenwirtschaft


Wir von der RCT haben uns darauf spezialisiert, Ihnen ein Warenwirtschaftssystem anzubieten, welches für den produzierenden Handel bestens geeignet ist! Zudem erhalten Sie mit unserer Warenwirtschaft in Kombination mit der Software einiger unserer Partner ein fundiertes und vielseitiges ERP-System!

Was ist Warenwirtschaft? Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Warenwirtschaft – auch Materialwirtschaft genannt – verwaltet und steuert die Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens. Weiterhin koordiniert und plant sie den Warenfluss zwischen Lieferanten, Lagern, Produktion und Kunden, damit die Ware zur richtigen Zeit in der richtigen Menge mit der richtigen Qualität am richtigen Ort ist. Das Warenwirtschaftssystem hingegen bildet den Warenfluss eines Unternehmens ab. Daher ist ein Warenwirtschaftssystem eine Darstellung der Warenwirtschaft. Dieser Begriff wird überwiegend im Zusammenhang mit Unternehmenssoftware für Disposition und Logistik betrachtet.

Die Aufgabe des Warenwirtschaftssystems ist es, die Bereiche Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf abzudecken. Während es im Verkauf die Angebote, die Aufträge, die Lieferscheine und die Rechnungen erstellt, bedient es den Einkauf mit Bestellvorschlägen sowie die Erfassung von Lieferscheinen und Rechnungen. Weiterhin bedient das Warenwirtschaftssystem die Lagerverwaltung mit einer internen Bestandsführung, die sich als Synthese von Einkauf, Verkauf und Produktion ergibt.

Welche Funktionen bietet RCT?

Wir von der RCT sind der Meinung, dass ein Warenwirtschaftssystem dazu da ist, die alltägliche Arbeit zu unterstützen. Daher suchen wir zuerst nach den Problemen, die im Alltag der Arbeit entstehen können, um diese dann im zweiten Schritt mit geeigneter Software zu lösen. Dabei scheuen wir auch nicht davor zurück, neue Wege einzuschlagen! Auch solche, die möglicherweise noch unerforscht sind, aber trotzdem Potenzial bieten.

Verkauf

In unserem Verkaufsmodul können Sie unterschiedliche Geschäftsprozesse des Verkaufs durchführen: vom Angebot zum Kontrakt über den einfachen Auftrag oder den Produktionsauftrag zum Lieferschein bis hin zur Rechnung inklusive Retoure und Gutschrift.

Wir von der RCT sehen die Abwicklung des Verkaufs als einen Vorgang an, der mehrere Stufen durchläuft und während des Durchlaufens der Stufen differenziert behandelbar ist. Einen aktuellen Vorgang können Sie dementsprechend zu einem der drei untenstehenden Stufen verarbeiten.

optional

Angebot bzw. Kontrakt

Genau genommen kein Teil des Vorgangs. Eingegebene Angebote und Kontrakte wirken sich automatisch auf den Auftrag aus.

Stufe 1

Auftrag

Nach dem Erfassen eines Auftrags sind Verkaufsmenge und Verkaufspreis nachträglich noch änderbar. Aufträge mit Verkaufspreis 0,00 € können jedoch nicht zum Lieferschein weiter verarbeitet werden.

Stufe 2

Lieferschein

Aufträge können nachträglich aufgerufen und zum Lieferschein verarbeitet werden. Nach dem Erfassen eines Lieferscheins oder nach der Verarbeitung eines Auftrags zum Lieferschein sind Verkaufsmenge und Verkaufspreis verbindlich festgelegt und nicht mehr änderbar. Freigabe zur Fakturierung erteilt.

Stufe 3

Rechnung

Aufträge oder Lieferscheine können nachträglich aufgerufen und zur Rechnung verarbeitet werden. Nach dem Erfassen einer Rechnung oder nach der Verarbeitung eines Lieferscheins zur Rechnung ist der Vorgang für die Warenwirtschaft abgeschlossen.

Diese Stufen gelten für sämtliche Positionen eines Auftrags separat. Daher erhalten Sie die Möglichkeit, differenziert und gemäß der Situation mit Ihrem Kunden handeln zu können. Beispielsweise erteilt Ihnen Ihr Kunde einen Auftrag über fünf Positionen zum Tag X, meldet jedoch mit dem Versprechen auf vollständige Erfüllung vor dem Tag X, dass er aktuell nur drei Positionen annehmen kann. Leider ist Tag X kurz vor dem Ende der aktuellen Rechnungsperiode und der Kunde möchte gerne nur die Positionen, die er auch in Empfang genommen hat, von Ihnen berechnet bekommen. Die noch fehlenden zwei Positionen sollen doch bitte erst in der nächsten Periode berechnet oder gar separat als Einzelrechnung berechnet werden. Mit unserer Warenwirtschaft haben Sie die Möglichkeit, dies zu leisten!

Einkauf

Da wir davon überzeugt sind, Arbeitsvorgänge, die sich ähneln oder von der Sache her einen ähnlichen Charakter haben, auch in unserer Warenwirtschaft ähnlich abzubilden, ist die Abwicklung mit Hilfe unseres Einkaufsmoduls ähnlich aufgebaut wie im Verkaufsmodul:

optional

Kontrakt

Genau genommen kein Teil des Vorgangs. Hiermit können Sie Konditionen, die Sie mit Ihrem Lieferanten ausgehandelt haben, einpflegen. Sobald Sie die Bestellung oder gar den Lieferschein erfassen, wird Ihnen der dazu passende Kontrakt vorgeschlagen.

Stufe 1

Bestellung

Hiermit können Sie Ihren Einkaufsvorgang starten, indem Sie eine Bestellung erfassen. Diese Bestellung kann dann später zu einem Lieferschein verarbeitet werden.

Stufe 2

Lieferschein

Hiermit können Sie Ihren Einkaufsvorgang starten, indem Sie einen Lieferschein erfassen oder Sie rufen eine Bestellung auf und verarbeiten diese weiter zum Lieferschein. Dieser Lieferschein kann dann später zu einer Rechnung verarbeitet werden.

Stufe 3

Rechnung

Hiermit können Sie Ihren Einkaufsvorgang starten, indem Sie eine Rechnung erfassen oder Sie rufen einen Lieferschein auf und verarbeiten diesen weiter zur Rechnung. Somit ist der Vorgang für die Warenwirtschaft abgeschlossen.

Lager

Mit unserer Warenwirtschaft haben Sie die Möglichkeit, mehrere Standorte – Lagerstellen – zu betreiben. Damit Sie mit Ihren Beständen keine Probleme erhalten, sollten Sie gewährleisten, dass sämtliche Bewegungen dem Lager, auf dem sie auch stattgefunden haben, zugeordnet werden. Sobald für Lager 1 im Einkauf ein Lieferschein erfasst wird, befindet sich der Bestand des angesprochenen Artikels für Lager 1 im System. Ähnlich verhält es sich im Verkauf. Hierfür genügt jedoch bereits ein erfasster Auftrag. Infolgedessen kommen Sie in den Genuss einer Bestandsführung in Echtzeit, wennSie sich dazu entscheiden sollten, Ihre Lieferscheine und Aufträge zeitnah im System zu erfassen.

Stammdaten

Stammdatenpflege ist wichtig, denn wenn die Stammdaten nicht stimmen, können sämtliche Vorgänge des Systems ebenfalls nicht stimmen. Die wichtigsten Stammdaten für eine Warenwirtschaft sind die Kundendaten, die Lieferantendaten und die Artikeldaten.

Personenstammdaten

Sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten ist in Anbetracht der Stammdaten vieles identisch. Daher haben wir von der RCT die Kundendaten und die Lieferantendaten zu den Personendaten unseres Personenstamms zusammengefasst. Es ist lediglich wichtig zu definieren, welcher Bereich von Personen zum Kundenstamm und welcher zum Lieferantenstamm gehört. Teil dieser Personendaten sind für uns auch die sogenannten Knoten. Dabei handelt es sich um einen fortlaufenden Zahlenwert, in welchem die Koordinaten der Geocodierung entsprechender Personen abgespeichert werden. Das heißt, dass die Anschrift der Personen in Geocodes für unser Kartenmaterial übersetzt werden.

Artikelstammdaten

Mit unserem Artikelstamm können Sie vielerlei Konfigurationen vornehmen. Es ist Ihnen somit nicht nur möglich, Artikel anzulegen, indem Sie Ihnen lediglich eine Mengen- und Gebindeeinheit definieren. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Relationen zwischen Artikeln festzulegen. Zum Beispiel könnte Artikel 123456 einfach fünf mal der Artikel 123450 sein, falls Sie ein solches Gebinde anders behandeln möchten als ein einzelnes. Für uns ist es dann auch selbstverständlich, dass bei einem derartigen Gebinde auch der Bestand korrekt geführt wird. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Artikelkonten noch keine Bewegungen im System hatten. Dies sollte gewährleistet werden, damit die Bestände der Artikel problemlos geführt werden können.

Verkaufspreisfindung

“Ein Artikel hat genau einen Preis”? Dies war vor einigen Jahren noch die geläufigste Denkweise für die Preisfindung. Jedoch ändern sich die Zeiten. Haben Sie schon einmal von Dynamic Pricing gehört? Mit unserem Warenwirtschaftssystem erhalten Sie die Möglichkeit ähnlich dynamisch Ihre Preise zu gestalten, indem Sie für unterschiedliche Situationen unterschiedliche Preislisten pflegen. Mit Hilfe einer definierbaren hierarchischen Anordnung dieser Preislisten entscheidet das System je nach Situation, welcher Preis automatisch für den Kunden vorgeschlagen werden soll! Um noch mehr Variation anbieten zu können, haben wir uns dafür entschieden, die Rabattstaffeln, die von der Verkaufsmenge abhängig sind, an die Preisliste und nicht direkt an den Artikel zu binden.

Angebot

Kontrakt

Preisliste 0

Standard-Preisliste

Artikel 123456: Preis 15,00 €
Artikel 123457: Preis 15,10 €
Artikel 123458: Preis 15,20 €

Wenn keine anderen Preislisten Vorrang haben, wird diese Preisliste verwendet.

Preisliste 1

Kunden-Preisliste 1

Artikel 123456: Preis 14,50 €
Artikel 123457: Preis 14,60 €
Artikel 123458: Preis 14,70 €

Diese Preisliste wurde als “Kunden-Preisliste” definiert. Kunden, die in ihren Stammdaten diese Preisliste (in diesem Fall Preisliste 1) hinterlegt haben, erhalten bei den hier aufgelisteten Artikeln diesen Listenpreis.

Preisliste 2

Kunden-Preisliste 2

Artikel 123456: Preis 13,37 €
Artikel 123457: Preis 13,47 €
Artikel 123458: Preis 13,57 €

Diese Preisliste wurde als “Kunden-Preisliste” definiert. Kunden, die in ihren Stammdaten diese Preisliste (in diesem Fall Preisliste 2) hinterlegt haben, erhalten bei den hier aufgelisteten Artikeln diesen Listenpreis.

Preisliste 3

Artikel-Preisliste

Artikel 234567: Preis 14,00 €
Artikel 234568: Preis 14,10 €
Artikel 234569: Preis 14,20 €

Diese Preisliste wurde als “Artikel-Preisliste” definiert. Artikel, die in ihren Stammdaten diese Preisliste (in diesem Fall Preisliste 3) hinterlegt haben, erhalten diesen Listenpreis. Außerdem wurde bei diesen Artikeln eine gemeinsame Rabattstaffel hinterlegt.

Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit an, unterschiedliche Standard-Preislisten zu verwenden, die noch vor der Preisliste 0 Vorrang haben. Falls Sie mehrere Standorte betreiben und es wünschen sollten, an jedem Standort einen anderen Listenpreis pro Artikel zu pflegen.

Auswertungen

Zu reinen Demonstrationszwecken haben wir Ihnen ein Modell unserer Artikelerfolgsmeldung zur Verfügung gestellt. Hiermit können Sie fiktive Zahlen eintragen und beobachten, welche Werte Sie erhalten. Die Artikelerfolgsmeldung unserer Warenwirtschaft arbeitet täglich, sodass Sie jeden Morgen den aktuellen Stand Ihres Unternehmens einsehen können!

Artikelerfolgsmeldung vom TT.MM.JJJJ

Art.-Nr.:

Lager:

Jahr:

Artikel

von bis

Zugänge

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Menge

Wert

Anfangsbestand

Einkauf

Fertigung

Umbuchung

Verkauf

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Lager zu Lager

Inventur


Buchbestand



Abgänge/Vorläufe

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Menge

Wert

Anfangsbestand Vorläufe

Einkauf Vorläufe

Fertigung

Umbuchung

Verkauf

Lager zu Lager

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Buchbestand Vorläufe



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Rohgewinn

Ertrag in %

Durchschn. EK

Durchschn. VK


Darüber hinaus werden sämtliche Stammdaten und Bewegungen in von RCT vorgegebene Dateien abgespeichert. Für jede erneute Buchung wird ein neuer Datensatz in der entsprechenden Datei angelegt. Somit lassen sich sämtliche Daten, die in unserer Warenwirtschaft erfasst oder bearbeitet wurden mit einem Datenbankmanagementsystem wie zum Beispiel Microsoft Access oder mit einem Reportgenerator (wie in Microsoft Access enthalten) exportieren. Deswegen verwenden wir hierfür Reportgeneratoren von einem unserer Partner. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, vollkommen individuelle Auswertungen zu erstellen.

Schnittstellen

Besonderheiten

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Wie wird aus dieser Warenwirtschaft ein ERP-System?