Dateien rechtlich schützen mit NOTAR.direct!


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Revisionssicherheit


Ob Urheberrecht oder GoBD, die rechtliche Absicherung Ihrer Dateien ist Ihnen viel wert. Doch wie können Sie Ihre Dateien rechtlich schützen? Man müsste die Dateien schon fast einem Notar vorlegen und eine Beurkundung der Tatsache hinterlegen! Und genau diesen Gedanken denken wir weiter:

Der Notar für Ihre Dateien

Damit wir die Unveränderbarkeit von Dateien in Ihrem System gewährleisten und Ihre Dateien rechtlich schützen können, setzen wir NOTAR.direct ein. Wir bieten hiermit den Service an, Prüfsummen (digitale Fingerabdrücke) von Dateien zu speichern, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt belegen können, dass diese Datei ab dem Tag, an dem wir die Prüfsumme gespeichert haben, nicht mehr verändert wurde. Für diesen Vorgang werden die Prüfsummen einem Notar vorgelegt und somit notariell beurkundet, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Selbstverständlich setzen wir hierfür voraus, dass Sie oder jemand anderes tatsächlich nicht die Datei verändert haben. Gleichzeitig versehen wir diese notarielle Beurkundung mit einem Zeitstempel und ordnen sie Ihrem Kundenkonto bei uns zu.

Eine von uns gespeicherte Prüfsumme ist mit der dazu korrespondierenden Datei kompatibel. Dies lässt sich jederzeit überprüfen. Verändern Sie die Datei, besteht keine Kompatibilität mehr zu der von uns gespeicherten Prüfsumme. Daraus folgt, dass Sie mit NOTAR.direct die Unveränderlichkeit einer Datei und auch Ihr Urheberrecht an dieser Datei gerichtlich beweisen können.

Bitte beachten Sie, dass dies keine Datensicherung ist. Dies ist nur eine Möglichkeit, die Unveränderbarkeit einer Datei – für deren Aufbewahrung Sie selbst sorgen müssen – seit dem Zeitpunkt des Hochladens der Prüfsumme zu belegen.

Motivation: GoBD

Durch den Eintritt in das Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung und der Anerkennung elektronischer Archivsysteme wird es immer wichtiger die eigenen Dateien rechtlich zu schützen! Da somit die elektronische Ablage und Archivierung von Buchungsbelegen und anderen rechnungsrelevanten Belegen mit der physischen Ablage gleichgesetzt wird, müssen hierfür Richtlinien definiert werden, um Manipulation bestehender Daten ausschließen zu können.

Seit dem Jahr 2014 hat der deutsche Gesetzgeber hierfür Grundsätze definiert und konkretisiert:


Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)


3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden,
dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen
dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie
ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239
Absatz 3 HGB).

Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Auf-
zeichnungen (vgl. Rzn. 3 bis 5) müssen daher so protokolliert werden, dass die Vor-
aussetzungen des § 146 Absatz 4 AO bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind (siehe
auch unter 8). Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die
gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen
sind, gilt dies sinngemäß.


Dateien rechtlich schützen: Die Anwendung von NOTAR.direct

Ob als Privatperson oder als Unternehmen: Sie können NOTAR.direct nutzen, um Ihre Dateien rechtlich abzusichern! Registrieren Sie sich hier! Sie können bereits kostenlos mit Ihrem Konto Prüfsummen auf unsere Server hochladen!

Um manuell Prüfsummen (von uns auch gerne “Hashes” genannt) Ihrer Dateien auf unsere Server hochzuladen, befolgen Sie einfach die Anweisungen in unserem kurzen Video! Als Unternehmen eines produzierenden Gewerbes haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Prüfsummen automatisiert hochzuladen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie ein geeignetes Warenwirtschaftssystem besitzen.

Sobald Sie mit Ihrem Konto Ihr Langzeitarchiv aktivert haben, können Sie sämtliche Funktionen von NOTAR.direct nutzen. Dieses können Sie in Ihrer Kontoverwaltung aktivieren.

Wenn Sie Interesse daran haben, unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, oder wenn Sie sich noch weiter über unseren Dienst NOTAR.direct informieren möchten, kontaktieren Sie uns doch einfach! Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung!


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